Zawartość paczki zaczyna się od odbiorców
Ustal, czy paczki trafią do pracowników, klientów, czy obu tych grup. Dla każdej określ liczbę osób oraz budżet na osobę. Nie zakładaj, że jednakowa zawartość będzie pasowała wszystkim, zwłaszcza gdy różnią się potrzeby żywieniowe lub zasady przyjmowania prezentów.
Przygotowując założenia, wskaż motyw świątecznej paczki i kategorie, których chcesz unikać. Dobieramy herbaty, miody, czekoladę rzemieślniczą, ceramikę, świece i tekstylia według okazji oraz budżetu. Zestaw nie musi obejmować wszystkich kategorii, aby tworzył spójną propozycję dla określonej grupy.
Budżet zestawu i porównanie wariantów
Kwotę na osobę oznacz jako netto lub brutto, aby porównanie propozycji było jednoznaczne. Gdy potrzebujesz kilku wariantów, przypisz im odbiorców i zasady wyboru. Podobny motyw może łączyć paczki o różnej zawartości bez przypadkowego dokładania produktów do każdej z nich.
Przed zatwierdzeniem sprawdź pełną liczbę osób i uzgodniony zakres zamówienia. Osobno zaplanuj abonament programu oraz wydatki na wyroby. Zbiorcze zamówienie i jedna faktura VAT porządkują zakup, natomiast zasady rozliczenia prezentów pracowniczych i upominków dla klientów wymagają oceny księgowości.
- Rozdziel grupy odbiorców świątecznych paczek.
- Przypisz budżet na osobę do wariantów.
- Zatwierdź zawartość przed rozpoczęciem realizacji zamówienia.
Przygotowania przed świątecznym spiętrzeniem zamówień
Nie wyznaczaj terminu zamówienia wyłącznie na podstawie dnia firmowego spotkania. Najpierw potwierdź dostępność wyrobów i czas realizacji, a następnie uwzględnij etap akceptacji propozycji. Rozpoczęcie przygotowań z wyprzedzeniem daje przestrzeń na uzgodnienie wariantów oraz uporządkowanie danych o grupach odbiorców.
Kalendarz okazji pomaga powiązać paczki ze świątecznymi wydarzeniami i innymi momentami obdarowania w firmie. Na podstawie wskazanych dat przygotowujemy plan prezentów. Sam wpis nie rezerwuje produktów, dlatego przed przyjęciem ostatecznego harmonogramu potrzebne jest potwierdzenie warunków realizacji konkretnego zamówienia.
Paczki świąteczne dla firm w dwóch grupach odbiorców jednocześnie
Większość firm wysyła przed świętami dwa rodzaje paczek: dla pracowników i dla klientów. Różnią się budżetem, tonem i sposobem przekazania, ale proces zamówienia jest podobny. W programie Manufaktury prowadzisz obie grupy na jednej liście, z osobnym poziomem zestawu i osobnym budżetem na osobę.
Pozwala to uniknąć sytuacji, w której klient strategiczny dostaje taki sam upominek jak wszyscy pozostali, a zespół własny zostaje pominięty przez brak czasu. Całość zamawiasz zbiorczo, a faktura VAT obejmuje obie grupy. Szczegóły dla pracowników opisaliśmy w prezentach dla pracowników na święta.
Co sprawdzić przed zamówieniem paczek dla kilkuset odbiorców
Przy dużej skali liczą się trzy rzeczy: potwierdzona dostępność wyrobów w wybranej ilości, termin wysyłki dopasowany do dnia wręczenia oraz dane adresowe wszystkich odbiorców. Brak któregokolwiek z tych elementów w grudniu oznacza nerwowe poprawki, kiedy kurierzy mają najwięcej przesyłek.
Dlatego warto zatwierdzić zawartość i listę odbiorców z wyprzedzeniem, a nie w ostatnim tygodniu. Dobieramy kategorie tak, aby zestaw dało się skompletować w wymaganej liczbie, bez wymiany pozycji w trakcie realizacji. Gdy skala jest duża, zacznij od prezentów firmowych i potwierdź budżet całości.