Zasady obdarowania na różne etapy pracy
Powitanie nowej osoby, rocznica zatrudnienia i święta mają inny kontekst. Ustal, które okazje obejmie program oraz kto jest ich odbiorcą. Dzięki temu dobór prezentów wynika z przyjętych zasad, a osoby odpowiedzialne za organizację mają wspólne założenia do kolejnych zamówień.
Przy każdej okazji określ budżet na osobę i sposób liczenia kwoty. Nie trzeba przyjmować identycznego zakresu prezentu dla wszystkich wydarzeń. Ważne, aby różnice były uzgodnione w firmie, a lista osób i przeznaczenie budżetu były jasne przed przygotowaniem propozycji zawartości.
Kategorie odpowiadające potrzebom zespołu
Dobieramy ceramikę, świece, miody, czekoladę rzemieślniczą, tekstylia i herbaty do charakteru okazji. Prezent powitalny może opierać się na praktycznym przedmiocie, a świąteczny na motywie odpoczynku. To kierunki do ustalenia, a konkretny dobór zależy od budżetu oraz dostępności.
Zbierz potrzeby dotyczące żywności i zapachów, zanim zatwierdzisz zawartość. Jeśli w zespole potrzebne są różne warianty, określ zasady ich przypisania. Spójność programu może wynikać z motywu oraz sposobu obdarowania, nawet gdy zawartość poszczególnych prezentów uwzględnia odmienne preferencje pracowników.
- Określ okazje objęte firmowym programem.
- Przypisz budżety do poszczególnych wydarzeń.
- Zbierz potrzeby osób otrzymujących upominki.
Kalendarz jako podstawa przygotowań
W kalendarzu okazji porządkujemy wskazane wydarzenia i daty. Przygotowujemy na tej podstawie plan prezentów, który pomaga widzieć potrzeby zespołu w szerszej perspektywie. Przed świętami potwierdź czas realizacji z wyprzedzeniem, uwzględniając etap wyboru wyrobów i akceptacji zamówienia przez firmę.
Łączymy zakupy w zbiorcze zamówienie i jedną fakturę VAT. Plany kosztują miesięcznie 299 PLN netto dla Zespołu, 599 PLN netto dla Firmy oraz 1499 PLN netto dla Korporacji. Budżet prezentowy planuj osobno, a rozliczenie świadczeń uzgodnij z księgowością.
Upominki dla pracowników w ciągu całego roku
Święta to tylko jeden z kilku momentów, w których zespół oczekuje gestu od firmy. Są jeszcze powitanie nowej osoby, rocznica zatrudnienia, awans, zakończenie dużego projektu i pożegnanie. Gdy każdą z tych okazji załatwia się osobno i na ostatnią chwilę, upominki wychodzą przypadkowe i nierówne, a pracownicy to zauważają.
Kalendarz okazji w programie zbiera daty i przypisuje do nich poziom upominku. HR widzi z wyprzedzeniem, co nadchodzi, i zatwierdza zamówienie bez gorączki. Dla stażu pracy przygotowaliśmy osobną stronę o prezencie na rocznicę pracy, a dla nowych osób artykuł o prezencie dla nowego pracownika.
Jak utrzymać sprawiedliwe zasady obdarowania
Największy problem w firmach to poczucie nierówności: jeden dział dostaje więcej, bo jego kierownik zamówił sam. Jasne poziomy, na przykład inny dla jubileuszu pięcioletniego niż dla powitania, rozwiązują to bez dyskusji. Zasady spisujesz raz, a program pilnuje, żeby kolejne zamówienia się do nich stosowały.
Przy doborze zwracaj uwagę na to, że nie każdy je słodycze, pije alkohol czy lubi zapachowe świece. Dlatego oprócz herbat, miodów i czekolady rzemieślniczej warto mieć w puli ceramikę i tekstylia, które trafiają niemal w każdy gust. Wartość wręczanych upominków warto też omówić z księgowością pod kątem rozliczenia.