Gest osadzony w konkretnej relacji
Zacznij od powodu przekazania upominku. Podziękowanie po spotkaniu i zakończenie dłuższej współpracy mogą wymagać różnej formy. Określ, czy obdarowujesz konkretną osobę, czy zespół klienta, oraz upewnij się, że taki gest odpowiada zasadom przyjętym po stronie odbiorcy.
Ustal budżet na osobę przed przeglądaniem kategorii. Jeśli firma prowadzi kilka grup relacji, opisz kryteria ich podziału i przypisane kwoty. Pomaga to zachować konsekwencję w planie oraz dobrać propozycje do sytuacji, bez utożsamiania wartości prezentu z wartością samej relacji.
Dobór kategorii do sposobu korzystania
Herbaty, miody i czekolada rzemieślnicza mogą pasować do upominku przeznaczonego do wspólnego biura. Ceramikę lub tekstylia warto rozważyć przy indywidualnym odbiorcy. Świece uwzględniamy jako możliwość zależną od preferencji i charakteru okazji, zamiast traktować je jako obowiązkowy element zestawu.
Zawartość dobieramy według budżetu oraz przekazanych potrzeb. Przy wyrobach spożywczych warto sprawdzić informacje o składzie i uwzględnić znane ograniczenia odbiorców. Kiedy brakuje danych o preferencjach, omówmy prostszy zakres prezentu albo inną kategorię, zanim zatwierdzisz konkretną propozycję zamówienia.
- Wskaż okazję wynikającą ze współpracy.
- Potwierdź zasady przyjmowania upominków u klienta.
- Ustal odbiorców i budżet na osobę.
Kalendarz relacji i zbiorcze zamówienie
W kalendarzu okazji porządkujemy wydarzenia wskazane przez firmę. Przygotowujemy według nich plan prezentów, aby zakupy można było rozpatrywać łącznie z innymi potrzebami. Gdy okazja przypada przed świętami, rozpocznij ustalenia wcześniej i potwierdź dostępność wyrobów oraz termin realizacji zamówienia.
Przygotowujemy zbiorcze zamówienie z jedną fakturą VAT. Koszt programu abonamentowego uwzględnij oddzielnie od kwot przeznaczonych na upominki. Dokument zakupu nie rozstrzyga wszystkich kwestii podatkowych, dlatego sposób ujęcia wydatku, okoliczności przekazania oraz potrzebną dokumentację warto uzgodnić z księgowością firmy.
Upominek jako element opieki nad klientem
Upominek dla klienta działa najlepiej wtedy, gdy wiąże się z konkretnym momentem współpracy: podpisaniem umowy, zakończeniem projektu, rocznicą współpracy albo świętami. Przypadkowa paczka bez powodu rzadko zostaje w pamięci, a ta wysłana w dobrym momencie podkreśla, że firma pamięta o relacji.
Dlatego w programie opieramy się na kalendarzu okazji. Dodajesz klientów, przypisujesz im daty i budżet, a z wyprzedzeniem dostajesz przygotowaną propozycję zamówienia. Dział sprzedaży nie musi o niczym pamiętać ręcznie.
Budżet na klienta i zasady wartości
Warto przyjąć kilka poziomów budżetu, na przykład inny dla klientów kluczowych, a inny dla pozostałych. Każdy poziom ma własny zestaw kategorii wyrobów, więc ograniczasz liczbę decyzji do minimum i unikasz porównywania przypadkowych upominków.
Przed zamówieniem sprawdź, czy klienci nie mają wewnętrznych ograniczeń dotyczących przyjmowania prezentów. Rozliczenie upominków omów z księgowością, bo zależy od wartości i okoliczności przekazania.