Określ odbiorców i powód wręczenia
Zacznij od rozdzielenia okazji pracowniczych i podziękowań dla klientów. W każdej grupie wskaż cel prezentu, warunki jego przyznania i osobę odpowiedzialną za decyzję. Dla pracowników mogą to być święta, powitanie w zespole lub jubileusz pracy. Dla klientów powodem może być rocznica współpracy albo zakończenie projektu. Opis powinien pozwalać ocenić konkretną sytuację bez każdorazowego tworzenia nowej reguły.
Ustal, jak traktujesz osoby pracujące zdalnie i nieobecne w dniu wręczenia. Porównywalna wartość i dostępność prezentu pomagają zachować spójność programu. Jeśli różnicujesz budżety według okazji, wyjaśnij tę zasadę wcześniej. Unikaj decyzji opartych wyłącznie na osobistych preferencjach przełożonego. Przy klientach sprawdź również ich politykę przyjmowania upominków i sytuacje, w których prezent nie powinien być przekazywany.
Zapisz budżety i sposób ich zatwierdzania
Budżet przypisz do osoby i okazji. Jako robocze przedziały można przyjąć do 100 zł na drobny upominek, od 100 do 200 zł na zestaw i od 200 do 300 zł na szczególne podziękowanie. Nie są to ceny gwarantowane ani obowiązkowe poziomy wydatków. Wybierz zakres odpowiedni do możliwości firmy i potwierdź go na podstawie pełnej wyceny.
W regulach zaznacz, czy kwoty są netto, czy brutto, oraz czy obejmują transport. Przykładowy limit 150 zł brutto można roboczo podzielić na 105 zł na produkty, 20 zł na opakowanie, 15 zł na dostawę i 10 zł rezerwy. W części produktowej można założyć 65 zł na tekstylia i 40 zł na herbatę, o ile wycena potwierdzi taki wybór. Wskaż, kto zatwierdza przekroczenie limitu i kiedy można zmienić skład zestawu.
Stwórz kalendarz i przypisz odpowiedzialność
Kalendarz powinien obejmować zarówno dzień wręczenia, jak i terminy decyzji zakupowych. Uwzględnij święta, jubileusze, powitania oraz podziękowania związane z projektami. Przy okazjach powtarzalnych ustal sposób aktualizacji listy odbiorców. Przy okazjach zależnych od wydarzenia wskaż osobę, która zgłasza potrzebę zamówienia.
- Osoba prowadząca program zbiera potrzeby i pilnuje aktualności kalendarza.
- Osoba zatwierdzająca budżet potwierdza limit oraz zakres zamówienia.
- Osoba organizująca przekazanie sprawdza obecność odbiorców i sposób dostawy.
- Księgowość ustala wymagania dotyczące dokumentacji i rozliczenia.
Jedna osoba może łączyć te zadania, jeśli zakres jest jasny. Ważne, aby poprawki nie krążyły w kilku sprzecznych wersjach listy. Przed złożeniem zamówienia zamknij etap zbierania zmian i potwierdź ostateczny zakres z osobami odpowiedzialnymi.
Dobieraj wyroby według wspólnych kryteriów
Przy wyborze z polskich manufaktur określ funkcję prezentu i wymagania jakościowe. Ceramika może być przedmiotem do codziennego użytku, tekstylia praktycznym dodatkiem, a herbata, miód i czekolada rzemieślnicza zestawem do spokojnej przerwy. Świece warto ocenić również pod kątem zapachu. Nie trzeba łączyć wszystkich kategorii w jednym zamówieniu.
Ustal zasady przygotowania wariantów o porównywalnej wartości. Przy żywności sprawdzaj skład, alergeny i termin przydatności, przy tekstyliach materiał i pielęgnację, a przy ceramice zabezpieczenie transportowe. Możliwość wyboru wariantu powinna być prosta i nie wymagać ujawniania osobistych powodów. Zapisz też, czy dopuszczasz zamienniki i kto je zatwierdza. Brak dostępności jednego produktu nie powinien prowadzić do przypadkowej zmiany charakteru prezentu lub przekroczenia uzgodnionego budżetu.
Zadbaj o spokojny sposób przekazania
Uzgodnij, czy upominek zostanie wręczony osobiście, przekazany w biurze czy wysłany. Dopasuj formę do organizacji pracy i komfortu odbiorców. Publiczne wręczenie nie musi odpowiadać każdemu, a osoba nieobecna powinna mieć możliwość odebrania prezentu w innym terminie. Krótka kartka z wyjaśnieniem okazji wystarczy, aby gest był zrozumiały bez rozbudowanej oprawy.
Unikaj porównywania wartości prezentów przy odbiorcach, obowiązkowych zdjęć i oczekiwania publicznych podziękowań. Przy wysyłce potwierdź adres i dostępność osoby odbierającej. Przy klientach nie planuj wręczenia bez uwzględnienia zasad ich organizacji, zwłaszcza podczas negocjacji. Zapisz procedurę wyjaśniania pomyłek, uszkodzeń i niedoręczeń. Dzięki temu osoba zgłaszająca problem wie, do kogo się zwrócić, a firma może sprawnie ustalić dalsze działanie.
Ustal dokumentację i przeglądaj zasady programu
Ogólne zasady programu nie zastępują oceny księgowej. Skutki podatkowe mogą zależeć od źródła finansowania, charakteru świadczenia, wartości i sytuacji odbiorcy. Przed zakupem ustal z księgowością zakres dokumentacji oraz sposób ewidencji. Nie przyjmuj, że każdy prezent podlega identycznemu rozliczeniu. Sama faktura VAT nie przesądza o możliwości odliczenia ani o obowiązkach związanych ze świadczeniem. Po zakończonej okazji sprawdź, czy budżet, terminy i warianty wymagają korekty.
W Manufakturach firma podaje liczbę osób, okazje i budżet na osobę, a otrzymuje plan prezentów, kalendarz okazji, zbiorcze zamówienie i jedną fakturę VAT. Sprawdź, jak dziala program Manufaktury, i poznaj prezenty firmowe, aby przełożyć ustalone zasady na dobór wyrobów i organizację zamówień.