Wybierz moment ważny dla relacji
Prezent może towarzyszyć świętom, rocznicy współpracy albo zakończeniu wspólnego projektu. Najpierw określ sens gestu i dopasuj do niego termin. Podziękowanie po projekcie powinno pozostawać z nim czytelnie związane, a prezent świąteczny dotrzeć wtedy, gdy odbiorca jeszcze pracuje. Nie zakładaj, że wszystkie firmy mają ten sam kalendarz obecności w biurze.
Przed wysyłką sprawdź zasady przyjmowania upominków w organizacji klienta. Niektóre firmy ograniczają ich wartość albo nie przyjmują ich w określonych sytuacjach. Szczególnej uwagi wymaga czas negocjacji i decyzji zakupowych. Jeśli gest mógłby zostać odebrany jako próba wywierania wpływu, skonsultuj termin i formę z osobą odpowiedzialną za zasady współpracy. Samo oznaczenie paczki jako podziękowania nie rozwiązuje takiej wątpliwości.
Ułóż kalendarz od doręczenia do zamówienia
Wpisz do kalendarza planowany dzień odbioru, okres nieobecności klienta, termin zatwierdzenia zestawu i termin przekazania danych do wysyłki. Następnie potwierdź z osobą przygotowującą zamówienie czas potrzebny na wykonanie lub skompletowanie produktów. Ręcznie wytwarzane przedmioty mogą wymagać wcześniejszej rezerwacji, szczególnie gdy zależy ci na jednolitym wariancie.
- Przy świętach uwzględnij urlopy odbiorców i ustal, do kiedy biuro przyjmuje przesyłki.
- Przy rocznicy współpracy sprawdź datę i wybierz moment, który ma znaczenie dla obu stron.
- Po zakończeniu projektu zaczekaj na faktyczne zamknięcie uzgodnionego etapu.
- Przy podziękowaniu bez okazji dopilnuj, aby treść kartki wyjaśniała powód gestu.
Zostaw zapas czasu na korektę adresu lub ponowne doręczenie. Jego długość uzgodnij na podstawie konkretnego zamówienia i sposobu transportu. Nie obiecuj odbiorcy daty, zanim nie zostanie potwierdzona.
Dopasuj budżet do odbiorcy i kosztu dostawy
Budżet ustal dla jednej osoby albo jednego zespołu i konsekwentnie trzymaj się wybranej jednostki. Paczka do wspólnej kuchni ma inny charakter niż osobisty prezent. Roboczo można rozważyć do 100 zł na drobny gest, od 100 do 200 zł na zestaw oraz od 200 do 300 zł na bardziej rozbudowane podziękowanie. Są to przedziały do planowania, a nie oferta cenowa.
Przykładowy limit 200 zł brutto można podzielić na 140 zł na wyroby, 25 zł na opakowanie, 25 zł na transport i 10 zł rezerwy. Część produktową można wstępnie rozdzielić na 80 zł na ceramikę i 60 zł na herbatę oraz czekoladę. Ostateczne proporcje wynikają z wyceny. Ustal z góry, czy cena obejmuje kartkę i zabezpieczenie zawartości. Sprawdź również limit wartości upominków obowiązujący u klienta. Wyższy wewnętrzny budżet firmy nie oznacza, że odbiorca może przyjąć droższy prezent.
Wybierz zawartość odpowiednią do podróży
Herbaty, miody i czekolada rzemieślnicza pozwalają stworzyć zestaw do wspólnego wykorzystania. Przy żywności sprawdź alergeny, terminy przydatności i wymagane warunki przechowywania. Zadbaj o to, aby odbiorca mógł przeczytać skład bez szukania dodatkowych informacji. Nie wybieraj produktu wyłącznie na podstawie wyglądu opakowania.
Ceramika potrzebuje zabezpieczenia dopasowanego do kształtu i ciężaru. Przy świecach weź pod uwagę zapach oraz warunki transportu, a przy tekstyliach praktyczne zastosowanie i neutralną stylistykę. Pora roku może wpłynąć na wybór zawartości, zwłaszcza jeśli wyrób jest wrażliwy na temperaturę. Zanim zatwierdzisz zestaw, ustal sposób pakowania i zasady postępowania w razie uszkodzenia przesyłki. Wybierz spójną kompozycję, której każdy element ma czytelne zastosowanie.
Przygotuj dane i uniknij pomyłek przy wysyłce
Potwierdź nazwę odbiorcy, adres dostawy i sposób przyjmowania paczek. Nie korzystaj bez sprawdzenia z danych pozostałych po poprzednim zamówieniu. Jeśli klient pracuje zdalnie, uzgodnij odpowiednie miejsce doręczenia i sposób bezpiecznego przekazania danych. Zbieraj tylko informacje potrzebne do realizacji wysyłki i udostępniaj je osobom uczestniczącym w obsłudze zamówienia.
Do błędów należą wysyłka na zamknięte biuro, brak osoby odpowiedzialnej za odbiór i niedopasowana treść kartki. Unikaj też obietnic terminu opartych jedynie na zwyczajowym czasie przewozu. Wyznacz osobę, która sprawdzi statusy i wyjaśni niedoręczone paczki. Przy większej liczbie adresów użyj wspólnej listy roboczej, aby poprawki trafiły do jednego aktualnego zestawienia. Samo nadanie przesyłki nie kończy organizacji prezentu.
Połącz dokumentację z planem kolejnych okazji
Przed zakupem uzgodnij z księgowością dokumentację i sposób rozliczenia wydatku. Znaczenie mogą mieć charakter prezentu, jego wartość oraz relacja z odbiorcą. Nie zakładaj automatycznie określonych skutków w VAT ani podatku dochodowym. Faktura jest dokumentem zakupu, ale sama nie rozstrzyga wszystkich obowiązków. Osobno uwzględnij wewnętrzne zasady firmy i politykę przyjmowania prezentów u klienta.
W Manufakturach podajesz liczbę osób, okazje i budżet na osobę, a otrzymujesz plan prezentów, kalendarz okazji, zbiorcze zamówienie oraz jedną fakturę VAT. Zobacz, jak dziala program Manufaktury, i sprawdź prezenty dla klientów, aby zaplanować zawartość paczek razem z terminami ich przekazania.