Zacznij od okazji i wspólnego standardu
Najpierw określ, za co chcesz podziękować i kogo obejmuje dana okazja. Innego gestu wymaga powitanie w zespole, innego święta, a jeszcze innego jubileusz pracy. Ustal zasady przed wyborem produktów, aby przypadkowa dostępność albo gust osoby zamawiającej nie decydowały o wartości upominku. Przy tej samej okazji warto zachować porównywalny budżet dla wszystkich pracowników.
Zapisz liczbę osób, termin wręczenia oraz maksymalny koszt na osobę. Doprecyzuj, czy firma liczy kwoty netto, czy brutto, i stosuj tę samą podstawę przy porównywaniu propozycji. Zapytaj też o sposób przekazania prezentów. Wysyłki na osobne adresy wymagają innego planu kosztów niż wspólne wręczenie w biurze. Taki porządek ułatwia ocenę propozycji jeszcze przed zamówieniem próbek lub przygotowaniem opakowań.
Dobierz przedział budżetu do charakteru prezentu
Poniższe widełki są propozycją planowania, a nie cennikiem ani gwarancją dostępności konkretnych zestawów. Ostateczny koszt zależy od wyrobu, wielkości zamówienia, opakowania i dostawy. Zawsze porównuj pełne wyceny przygotowane dla tego samego zakresu.
- Do 100 zł na osobę można rozważyć drobny upominek, na przykład herbatę z czekoladą rzemieślniczą albo pojedynczy wyrób użytkowy.
- Od 100 do 200 zł na osobę warto sprawdzić zestaw z wyraźnym motywem, na przykład ceramikę połączoną z herbatą.
- Od 200 do 300 zł na osobę można szukać bardziej rozbudowanej kompozycji na jubileusz lub szczególną okazję.
Wyższa kwota nie zastępuje trafnego wyboru. Użyteczny przedmiot, dopasowany do zasad firmy i potrzeb odbiorcy, może być lepszą decyzją niż duży zestaw przypadkowych dodatków. Przy mniejszym budżecie ogranicz liczbę elementów i zachowaj spójny pomysł.
Podziel kwotę na produkty i obsługę zamówienia
Nie przeznaczaj całej kwoty na same wyroby. Osobno uwzględnij opakowanie, kartkę, ewentualne oznaczenie oraz transport. Przy ceramice potrzebne jest zabezpieczenie przed stłuczeniem, a przy produktach spożywczych znaczenie mają warunki przechowywania i termin przydatności. Sposób doręczenia ustal przed zatwierdzeniem składu zestawu.
Przykładowy podział limitu 150 zł brutto na osobę może zakładać 100 zł na produkty, 20 zł na opakowanie, 20 zł na dostawę i 10 zł rezerwy. To model roboczy, który trzeba zastąpić rzeczywistą wyceną. W ramach części produktowej można wstępnie przeznaczyć 60 zł na ceramikę i 40 zł na herbatę, a po wycenie zmienić proporcje. Przy odbiorze zbiorczym podział będzie inny niż przy wysyłkach indywidualnych. Rezerwę pozostaw do czasu potwierdzenia wszystkich kosztów, zamiast od razu przeznaczać ją na kolejny dodatek.
Wybierz wyroby z myślą o codziennym użyciu
Polskie manufaktury dają różne możliwości budowania prezentu. Ceramika może być głównym elementem zestawu, herbata jego uzupełnieniem, a miód lub czekolada rzemieślnicza osobnym, niewielkim upominkiem. Tekstylia sprawdzą się wtedy, gdy wybierzesz konkretną funkcję i neutralny wzór. Zamiast kompletować wszystko naraz, wybierz jeden temat przewodni.
Świece wymagają uwagi przy wyborze zapachu, ponieważ intensywne aromaty nie odpowiadają każdemu. Przy żywności sprawdź skład i alergeny, a przy tekstyliach materiał oraz sposób pielęgnacji. Warto przewidzieć porównywalny wariant dla osób, które nie mogą korzystać z podstawowego zestawu. Nie zbieraj przy tym informacji szerszych, niż potrzeba do wyboru prezentu. Dobrze opisane warianty pozwalają pracownikom wskazać preferencję bez tłumaczenia osobistych powodów.
Rozpisz kalendarz i uniknij kosztownych pomyłek
W kalendarzu uwzględnij święta, powitania nowych osób, jubileusze pracy i podziękowania po ważnych projektach. Przy każdej okazji zapisz odbiorców, limit na osobę, termin decyzji oraz planowany dzień wręczenia. Nie każda okazja musi oznaczać prezent rzeczowy. Ważne, aby zasady były zrozumiałe i możliwe do zastosowania w całym zespole.
Do częstych błędów należą porównywanie ceny produktu z ceną gotowej paczki, pomijanie kosztu przesyłek i zamawianie bez potwierdzenia liczby odbiorców. Problemem bywa też zbyt szeroki wybór wariantów, który utrudnia kompletowanie zamówienia. Zanim zaakceptujesz propozycję, sprawdź dostępność, terminy, skład zestawów i odpowiedzialność za odbiór przesyłek. Po każdej okazji zapisz praktyczne uwagi dotyczące organizacji, aby kolejny plan opierał się na doświadczeniu.
Potwierdź zasady rozliczenia i zbierz plan w całość
Skutki podatkowe prezentów zależą między innymi od źródła finansowania, charakteru świadczenia i sytuacji odbiorcy. Przed zakupem omów z księgowością sposób dokumentowania wydatku oraz ewentualne obowiązki po stronie firmy i pracownika. Sama faktura VAT nie przesądza o prawie do odliczenia podatku ani o sposobie rozliczenia świadczenia. Ten etap powinien poprzedzać komunikację zasad zespołowi.
W Manufakturach firma podaje liczbę osób, okazje i budżet na osobę, a otrzymuje plan prezentów, kalendarz okazji, zbiorcze zamówienie i jedną fakturę VAT. Sprawdź, jak dziala program Manufaktury, i zobacz upominki dla pracowników, aby połączyć wybór wyrobów z planem całego programu.